Was Sie zur E-Rechnung bei Mark-E wissen sollten
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Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für Unternehmen zum festen Bestandteil des Geschäftsalltags. Was heute noch häufig als PDF per E-Mail versendet wird, wird Ihnen künftig in einem standardisierten, elektronischen Format zugestellt. Hier finden Sie alle Informationen zur E-Rechnung bei Mark-E und was Sie tun sollten, damit diese auch bei Ihnen richtig ankommt.
Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten gesetzliche Übergangsfristen. Mark-E stellt die Rechnungsstellung für Geschäftskunden jetzt zum 1. Januar 2027 vollständig auf elektronische Rechnungen um.
Lesen Sie hier:
Die E-Rechnung ist aufgrund standardisiereter Formate mehr als ein Rechnungs-PDF
Vorteile der E-Rechnung sind Zeit- und Kostenersparnisse
In wenigen Schritten zur E-Rechnung von Mark-E: Nutzen Sie unser Online-Formular
Privatkunden müssen nichts umstellen, können aber bei Mark-E Online-Rechnungen erhalten
Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung im PDF-Format. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden können. Ziel ist die vollständige Digitalisierung der Rechnungsabwicklung – auch in den nachgelagerten Prozessen. Damit eine Rechnung als E-Rechnung anerkannt wird, muss sie den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Reine Papierrechnungen oder PDF-Dateien erfüllen diese Anforderungen nicht.
Mark-E setzt auf die in Deutschland branchenübergreifend etablierten und gesetzlich anerkannten Formate ZUGFeRD und X-Rechnung.
Dies ist das bevorzugte Format bei Mark-E, denn es wird Mensch und Maschine gleichermaßen gerecht. Es kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Dadurch kann die Rechnung sowohl von Menschen gelesen als auch von Software automatisiert verarbeitet werden.
Dieses Format besteht ausschließlich aus einer strukturierten XML-Datei. Es wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern wie Behörden, Kommunen sowie Bundes- und Landesverwaltungen genutzt. Eine visuelle PDF-Darstellung ist nicht Bestandteil der XRechnung.
Durch die Übermittlung strukturierter Daten können Rechnungen automatisiert verarbeitet, archiviert und in bestehende Systeme übernommen werden. Zudem entfallen bei der elektronischen Variante Druckkosten, Porto und Postlaufzeiten. Sie spart aber nicht nur Geld und Zeit, sondern ist schon ein wichtiger Baustein für die weitere Digitalisierung des Steuerwesens. Hintergrund: Auf europäischer Ebene sollen in Zukunft digitale Meldesysteme eingeführt werden, um Steuerprozesse zu vereinfachen und transparenter zu gestalten.
Ab dem 1. Januar 2027 erhalten unsere Geschäftskunden ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch. Der Versand erfolgt per E-Mail an die von Ihnen hinterlegte Rechnungsadresse. Papierrechnungen werden dann nicht mehr versendet.
Damit die Umstellung für Sie möglichst reibungslos erfolgt, informieren wir bereits im Vorfeld über die notwendigen Schritte und fragen die relevanten Rechnungsdaten ab. Auf Basis dieser Angaben können wir die Rechnungsstellung auf das gewünschte E-Rechnungsformat umstellen und Ihnen weiterhin zuverlässig Ihre Rechnungen übermitteln.
Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme die Formate ZUGFeRD oder XRechnung verarbeiten können.
Stellen Sie sicher, dass eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang verfügbar ist.
Halten Sie Ihre Unternehmens- und Steuerdaten aktuell und informieren Sie uns bei Änderungen.
Für Privatkunden ist die E-Rechnung keine Pflicht. Viele Kunden schätzen aber den Service, die Rechnung herunterladen zu können. Bei Mark-E brauchen Sie dazu nur einfach einmal in der App oder im Online Center auf Online-Rechnung umzustellen. Mark-E schickt übrigens nicht die Rechnung per Mail "durch die Welt", sondern informiert Sie, wenn ein neuer Download bereitsteht.
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Ab dem 01.01.2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Gemäß dieser Regelung sind Unternehmen branchenübergreifend und unabhängig von ihrer Größe zur Einhaltung der E-Rechnungspflicht verpflichtet, sofern sie Umsatzsteuer zahlen.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten gesetzliche Übergangsfristen. Bis zum 31.12.2026 können Unternehmen weiterhin bestehende Rechnungsformate wie PDF oder Papierrechnungen verwenden.
Die Zustellung der E-Rechnung erfolgt ab dem 01.01.2027 ausschließlich auf elektronischem Weg, in unserem Fall per E-Mail. Für die Zustellung verwenden wir die E-Mail-Adresse, die Sie uns als zentrale E-Mail-Adresse mitgeteilt haben.
Bitte achten Sie darauf, dass E-Mails von Mark-E bei Ihrem E-Mail-Anbieter nicht als Junk-/Spam-Mails aussortiert werden.
Nein. Im Zuge der gesetzlichen Einführung der E-Rechnung werden Papierrechnungen für Geschäftskunden zum Ende des Jahres 2026 eingestellt. Ab dem 01.01.2027 erfolgt der Rechnungsversand ausschließlich auf elektronischem Weg, beispielsweise per E-Mail. Eine postalische Zustellung von Papierrechnungen ist dann nicht mehr vorgesehen.
Sollten Sie Ihre Rechnungen weiterhin in Papierform wünschen, können Sie die erhaltene E-Rechnung selbstverständlich selbst ausdrucken und archivieren. Insbesondere das Format ZUGFeRD enthält neben den maschinenlesbaren Rechnungsdaten eine PDF-Darstellung, die sich wie eine klassische Rechnung lesen und bei Bedarf ausdrucken lässt.
Mit der Umstellung auf die E-Rechnung erhalten Sie Ihre Rechnungen künftig ausschließlich in digitaler Form. Dadurch entfallen papierbasierte Prozesse, was Zeit spart und die Rechnungsverarbeitung effizienter macht. Voraussetzung ist jedoch, dass Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme die elektronischen Rechnungsformate ZUGFeRD oder XRechnung empfangen und verarbeiten können. Prüfen Sie daher frühzeitig, ob Ihre eingesetzte Software die neuen Formate unterstützt, und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
Eine weitere Änderung betrifft die bisherige Nutzung von Sammelrechnungen. Da die E-Rechnung einem einheitlichen gesetzlichen Standard folgt, sind Sammelrechnungen in der bisherigen Form nicht mehr vorgesehen. Stattdessen wird jede Rechnung einzeln und in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt.
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